Uma boa reunião deve ser eficiente, eficaz e capaz de cumprir seu objetivo. Mas isso é tão simples assim? Como otimizar o tempo de discussão? Quais estratégias usar? Como guiar a conversa? Até que ponto controlar ou deixar os argumentos fluírem?
Essas e outras dúvidas serão respondidas nesse breve texto que vai mostrar como fazer uma reunião impecável! Basta ficar atento às dicas e ao checklist que vamos apresentar, você será o rei das reuniões produtivas!
Índice:
- Uma reunião DEVE ter um objetivo
- Se liga! Reunião sem roteiro, erro certeiro
- Tempo de reunião
- Antecipação de pauta
- Só convide quem realmente deve estar na reunião
- Guie uma reunião e não uma palestra
- Cuidado com o desabafo
- Não deu? Deixa para a próxima!
- Faça uma ata e compartilhe!
- Um resumo é sempre bem-vindo
- Resumo, vamos encolher esse texto?
1 – Uma reunião DEVE ter um objetivo
Uma reunião deve ter um objetivo bem definido, é isso que vai nortear toda a discussão, e todo o planejamento que vamos apresentar. Portanto defina qual a meta, depois basta dobrar a meta pois é a partir dela que a mágica acontecerá.
Abandone a ideia de uma reunião 100% independente de metas. O nome disso é “resenha”, super bem-vinda na happyhour, mas se o objetivo é maximizar o tempo e ser eficiente, tenha um propósito definido na ponta do lápis!
Cada reunião terá um ou mais objetivos de acordo com os temas a serem debatidos. Essas metas não precisam ser muito detalhadas, mas devem ser palpáveis o suficiente para que todos possam compreendê-las e alcançá-las.
Vamos dar um exemplo de meta para uma reunião de brainstorm. Imagine que o cliente quer sugestões de campanhas ousadas para o Natal, uma possível meta a ser alcançada na reunião seria: reunir cinco ideias de ações; duas no Youtube e três em hotsites.
Esse objetivo breve é o bastante, ele é a base do planejamento. Basta isso para executar o próximo passo, que é:
2 – Se liga! Reunião sem roteiro, erro certeiro
Agora que a meta foi definida, monte um roteiro simples que vai guiar os argumentos durante a discussão de modo com que seja intuitivo chegar à solução.
O exemplo que estamos usando é uma reunião de brainstorm. Essa é uma reunião criativa e bem livre, mas para não perder o foco, o roteiro pode guiar essa liberdade.
Um roteiro simples contempla as etapas mais básicas do encontro, você pode definir por exemplo:
Primeira etapa: apresentar o pedido do cliente e explicar quais as expectativas dele.
Segunda etapa: discutir o que a concorrência tem feito, ou deixado de fazer.
Terceira etapa: chuva de ideias, sugestões de todos sobre todas as possíveis ações.
Quarta etapa: seleção das 5 melhores ideias.
Mas não acaba aqui! Definir um roteiro permite mais dois passos importantes: o tempo e a pauta.
Tempo de reunião
Agora que o roteiro foi estabelecido, você já pode pensar no tempo de reunião com mais precisão. Estipule um tempo de fala para cada participante durante as etapas, ou calcule apenas um tempo aproximado para as etapas.
Coloque sempre uma gordurinha, é melhor sobrar que faltar. Se calculou que a reunião terá 50 minutos, reserve a sala por uma hora.
É necessário seguir essa regra?
Não é uma regra, é uma dica – mas preciosa! Tendo um tempo médio estipulado para cada etapa, ou cada fala, você tem um melhor controle sobre a reunião e os outros participantes acabam sendo mais seletivos nas suas falas para respeitar o tempo.
Antecipação de pauta
Definir a pauta e enviá-la anteriormente para os participantes, é potencializar a reunião. Se possível, envie a pauta com pelo menos dois dias de antecedência.
Desse modo os participantes poderão se preparar e fazer pesquisas, contribuindo muito mais para a discussão. É muito mais produtivo que além de tirar ideias da própria cabeça, o colaborador possa fazer uma imersão prévia no tema e contribuir com sugestões ainda mais fundamentadas.
3 – Só convide quem realmente deve estar na reunião
Para não sofrer com ideias absurdas, ou levar funcionários que ficarão ociosos o tempo todo, saiba quem levar.
Convide para reunião apenas quem deve fazer parte dela e quem tem potencial de acrescentar com ideias e sugestões. Voltando ao nosso exemplo de uma reunião de brainstorm, que tipo de colaboradores poderiam ser convidados?
Os envolvidos com o cliente, pois o conhecem e sabem quais tipos de sugestão ele prefere. Pessoas não envolvidas, porém criativas, porque podem trazer sugestões inovadoras. E, por fim, especialistas; se houver algum colaborador especialista no assunto, convide-o para avaliar e propor ideias e soluções.
4 – Guie uma reunião e não uma palestra
“Eu estou conduzindo a reunião, eu pensei em tudo, eu, eu…”
Não se trata de uma palestra, você não deve convidar as pessoas para falar sozinho como um padre dando um sermão, deixe todos participarem da reunião!
Cada um pode contribuir com alguma coisa (e se tem alguém na sala que não pode contribuir com nada, você não seguiu nossa dica anterior corretamente!). Ajude a reunião a fluir alertando sobre o tempo de fala, ou resgatando o foco caso as pessoas divagarem para outros assuntos improdutivos, mas não tire o espaço de fala. É frustrante e tira todo o propósito da reunião.
5 – Cuidado com o desabafo
“Mas eu não aguento mais fulano…”
Sejam fofocas ou desabafos sobre o trabalho, reunião não é o momento para isso.
Caso algum colaborador decida que a reunião é um bom momento para chorar as pitangas, seja educado e objetivo: retome o tema principal, mas se mostre acessível para conversar com ele em outro momento sobre suas dificuldades.
Outra situação comum, é presenciar alguém justificando erros usando como escudos vários acontecimentos do passado. Saiba como avaliar a situação, claro que todos devem ter o direito de se explicar, mas se o objetivo não for encontrar a origem de um problema, a reunião deve focar no presente e/ou futuro.
Nesse caso, mostre empatia, discuta o que for preciso e volte ao roteiro para cumprir os objetivos estabelecidos.
6 – Não deu? Deixa para a próxima!
Surge uma ideia ou um comentário brilhante durante a reunião, mas há um problema: ele não está dentro da pauta principal e levará um bom tempo para ser discutido. O que fazer?
Deixa para a próxima!
Salvo um caso em que essa ideia seja tão brilhante que se torne mais importante que a própria pauta, deixe-a para um próximo encontro. Anote-a para não esquecer e, se for preciso, marque uma próxima reunião para debatê-la.
7 – Faça uma ata e compartilhe!
Para que nenhuma informação fique para trás, é preciso ter uma ata.
Você deve fazer uma ata da reunião, ou incubir alguém de fazê-la. A ata deve ser simples e objetiva, deve resumir cada tema discutido em forma de tópicos breves.
Tenho cuidado na hora de escrevê-la. Ela deve ser objetiva, mas todos precisam entender cada tópico, portanto, seja claro. Uma vez que a ata estiver pronta, envie para os participantes da reunião para que todos possam validar o documento ou lembrar de alguma informação que você possa ter esquecido de inserir.
Um resumo é sempre bem-vindo
Ao final da reunião, você pode aproveitar o rascunho da ata para fazer um breve comunicado. De forma objetiva, liste o que foi discutido e as soluções alcançadas. Lembrar a todos os principais pontos debatidos é uma boa forma de encerrar a reunião.
E falando em resumo, que tal fazer o nosso? Se liga nesse superresumão de tudo que foi falado, para você usar com checklist em toda reunião que fizer:
8 – Resumo, vamos encolher esse texto?
- Tenho um Objetivo: trace uma meta que deve ser atingida na reunião;
- Crie um roteiro: faça um roteiro para guiar a discussão;
- Convide as pessoas certas: só convide quem é essencial e pode contribuir;
- Deixe todos falarem: o propósito é ouvir a todos, então fale, mas escute;
- Desabafo: mantenha o foco em assuntos práticos, nada de fofocas e desabafos;
- Postergue se for preciso: boas ideias que fogem da pauta, ficam para a próxima;
- Ata: faça uma ata com os tópicos principais e envie para a validação de todos.
Não há mais desculpas! Agora, você só pode fazer uma reunião se for para que ela seja impecável!